ariadnadoccat.com

Dacă sunteți un utilizator obișnuit de Foi de calcul Google, probabil că ați întâmpinat o problemă în care ați adăugat accidental intrări duplicat în foaia de calcul. Această situație poate distruge setul de date pe care ați muncit atât de mult să îl puneți împreună. Este posibil să nu știți că instanța a avut loc, mai ales atunci când PC-ul dvs. se destramă sau când loviți trackpad-ul de pe laptop.

În orice caz, este prea ușor să ratezi ceva când există o cantitate masivă de date în foaia ta de calcul. Rezultatele tipice includ erori de calcul și celule duplicate care sunt dificil de identificat atunci când se caută sursa problemei.

Din fericire, există mai multe metode diferite disponibile pentru a evidenția duplicatele în foile de calcul.

• Utilizați funcția încorporată Eliminare duplicate.
• Utilizați evidențierea pentru a găsi duplicate.
• Copiați celule unice și mutați-le într-o foaie nouă.
• Utilizați un instrument de căutare de duplicate terță parte.
• Creați un tabel pivot care numără duplicatele individual.

Procesele de mai sus fac mai ușor să găsiți acele intrări duplicate, astfel încât să le puteți șterge sau să le ignorați dacă se potrivesc, dar nu sunt duplicate. Iată opțiunile tale.

Utilizați funcția de eliminare a duplicatelor din Foi de calcul Google

Indiferent dacă încercați să găsiți duplicate într-o coloană, două coloane sau o foaie de lucru întreagă, caracteristica Eliminare duplicate elimină cu exactitate celulele cu aceleași date. In orice caz, rețineți că elimină toate duplicatele, chiar dacă acestea nu sunt asociate cu aceleași date.

1. Evidențiați coloanele pe care doriți să le verificați pentru date duplicat.

   

2. În meniul din partea de sus, selectați Date, apoi alegeți Eliminați duplicatele.

   

3. Va apărea o fereastră de dialog. Marcați casetele de lângă fiecare coloană din listă pe care doriți să o bifați sau puteți bifa Selectează tot,și apoi faceți clic Eliminați duplicatele.

   

4. Foi de calcul Google afișează câte copii au fost găsite și eliminate, astfel încât să vă puteți asigura că procesul a funcționat conform intenției.

   

Utilizarea funcției încorporate „Găsiți și eliminați duplicatele” din Foi de calcul Google este cea mai simplă modalitate de a elimina duplicatele, dar, uneori, este posibil să doriți să examinați copiile înainte de a le elimina. O modalitate excelentă de a face acest lucru este prin evidențierea culorilor.

Evidențiați duplicatele folosind Culori pentru eliminarea ușoară

Când vine vorba de identificarea erorilor din foile de calcul, folosirea evidențierilor pentru a evidenția orice informație incorectă este o altă modalitate bună de a merge.

1. Deschideți fișierul Foi de calcul Google și selectați coloana sau coloanele pe care doriți să le sortați.

   

2. În bara de meniu din partea de sus, selectațiFormat.

   

3. În meniul derulant, selectați Formatarea condițională.

   

4. Selectați intervalul dorit din noul meniu care apare.

   

5. Sub Reguli de format, schimbați secțiunea drop-down intitulată Formatați celule dacă... la Formula personalizată este.

   

6. Lipiți următoarea formulă în caseta situată sub Formula personalizată este opțiune:

   =countif(A:A,A1)>1.

   

7. Sub Stilul de formatare secțiunea, selectați Pictograma de culoare de umplere pentru a vă evidenția conținutul cu un fundal de celule galbene (sau orice culoare aleasă de dvs.).

   

8. Click pe Terminat pentru a salva modificările.

Foaia de calcul va evidenția acum celulele duplicate în culoarea pe care ați ales-o și puteți scana selecția pentru orice duplicat.

Notă: Cel mai bine este să evidențiați celulele unei coloane începând cu rândul 1, decât să alegeți celulele din mijloc. Formula nu-i place să folosească rândul 2 ca prima coloană. A ratat câteva duplicate în câmpul selectat (A2:B9). Odată ce rândul 1 a fost adăugat (A1:B9), a găsit toate duplicatele. Vezi cele două imagini de mai jos.

Imaginea #1: arată duplicatele pierdute atunci când selectați celulele rândului 2 ca primele celule (A2 și B2):

Imaginea #2: arată toate duplicatele în timp ce selectați celulele rândului 1 ca primele celule (A1 și B1):

Asigurați-vă că toate duplicatele existente sunt corecte, deoarece unele copii nu sunt deloc copii. Ele pot fi același număr pentru două conturi diferite, utilizatori, angajați sau orice altceva. Odată ce confirmați celulele copycat de care nu aveți nevoie, ștergeți-le. În cele din urmă, puteți închide meniul de formatare și puteți restabili culoarea standard în celule.

Copiați celule unice în Foi de calcul Google pentru eliminarea ușoară a duplicatelor

Dacă preferați să sortați automat datele brute, cel mai bine este să copiați toate celulele unice, decât să le duplicați. Acest proces oferă o sortare și filtrare mai rapidă. Dacă sunteți sigur că informațiile dvs. sunt corecte și preferați să eliminați duplicatele, încercați metoda de mai jos.

1. Deschideți documentul Foi de calcul pe care doriți să îl sortați și evidențiați coloana pe care doriți să o editați. Acest proces va înregistra intervalul de coloane pentru următorul pas.

   

2. După evidențierea unei coloane, faceți clic pe una goală unde doriți să apară intrările unice. Lipiți următoarea formulă în caseta de introducere a formulei din partea de sus a documentului: =UNIC()

   

3. Introduceți coordonatele celulei coloanei originale în interiorul parantezei, cum ar fi: (A3:A9).

   

4. Lovit introduce pentru a vă muta noile date în coloana pe care ați desemnat-o mai devreme.

   

Odată ce acest lucru este finalizat, puteți fie să verificați intrările manual, fie să vă importați datele în foaia de calcul de lucru.

Utilizați un supliment terță parte pentru a găsi și elimina duplicatele din Foi de calcul

Există pluginuri online disponibile pentru utilizare cu Foi de calcul Google. Veți găsi suplimentele în Google Workspace Marketplace, inclusiv instrumente pentru eliminarea automată a intrărilor duplicate.

Eliminați duplicatele de către Ablebits

Un instrument adecvat, cunoscut sub numele de Eliminare duplicate de către Ablebits, vă permite să găsiți rapid duplicate pe o întreagă foaie de informații sau căutând până la două coloane simultan.

Puteți muta, șterge și evidenția rezultatele. Instrumentul include două setări de expert: găsiți și ștergeți duplicatele și găsiți celule sau calități unice în documentul dvs. Aceste două opțiuni facilitează urmărirea informațiilor pe măsură ce mergeți.

În general, utilizarea unui instrument expert pentru a vă găsi informațiile ar putea merita pe termen lung. Această declarație este în primul rând pentru utilizatorii care caută continuu duplicate în foile de calcul și ar prefera să-și petreacă timpul făcând altceva.

Utilizați un tabel pivot pentru a găsi rânduri duplicate în foi de calcul

Un tabel pivot este un instrument convenabil pentru a analiza mai îndeaproape datele. Un tabel pivot nu șterge automat celulele sau rândurile duplicate; oferă o defalcare a coloanelor care au duplicate, astfel încât să vă puteți uita manual datele și vedeți ce trebuie să eliminați, dacă este ceva.

Crearea unui tabel pivot este puțin mai complicată decât celelalte metode prezentate în acest articol. Trebuie să adăugați un tabel pivot pentru fiecare coloană pentru a vă asigura că rezultatele sunt uniforme și pentru a identifica cu exactitate duplicatele.

Notă: Dacă nu aveți nume de coloane în foaia de calcul, tabelele pivot nu vor funcționa corect pentru a găsi duplicate. Încercați să adăugați temporar un rând nou, apoi denumiți coloanele folosind acel nou rând.

Iată pașii pentru a utiliza un tabel pivot pentru a identifica celulele sau rândurile duplicate.

1. Selectați toate datele din tabel, apoi accesați Date > Tabel Pivot.

   

2. Ajustați intervalul de celule dacă este necesar, apoi apăsați Crea.

   

3. Selectați Adăuga lângă Rânduri. Acest pas va alege coloana pentru găsirea duplicatelor. Da, ai citit bine. Selectați coloana dorită din meniul derulant. Dacă pierdeți editorul tabelului pivot, faceți clic pe o celulă populată pentru a o aduce înapoi.

   

4. Acum, selectează Adăuga lângă Valori și alegeți aceeași coloană ca mai sus, dar setați-o pentru a rezuma după NUMARA sau COUNTA. Ar trebui să fie deja implicit.

   

5. Noul tabel pivot va identifica duplicatele, după cum se arată mai jos.

   

6. daca tu doriți să vedeți o altă coloană, puteți reface pașii de mai sus (pentru a păstra rezultatele anterioare) sau redeschideți editorul tabelului pivot și apoi modificați tabelul existent.

   

7. Tabelul pivot se va modifica pentru a afișa noile ajustări.

   

După cum am menționat anterior, metoda tabelului pivot este puțin mai implicată. Totuși, vă oferă un raport specific despre locațiile înregistrărilor duplicate, care poate fi foarte util pentru analiza datelor. Pentru mai multe informații despre utilizarea tabelelor pivot, consultați tutorialul TechJunkie despre crearea, editarea și reîmprospătarea tabelelor pivot în Foi de calcul Google.

În general, o celulă duplicată în Foi de calcul Google poate cauza probleme cu datele dvs. dacă nu sunteți atent, mai ales când încercați să sortați informațiile financiare într-o foaie de calcul utilă.

Cele mai frecvente cauze pentru duplicate sunt:

• Mai multe persoane au adăugat același client, factură, categorie, articol etc.
• Importurile de date sunt adăugate a doua oară la datele deja prezente.
• Acțiunile de copiere/lipire au adăugat intrări duplicate.

Din fericire, identificarea, eliminarea și ștergerea celulelor de date identice sunt surprinzător de ușoare în Foi de calcul Google, ceva care este pozitiv dacă aveți de-a face continuu cu foi de calcul în fluxul de lucru de zi cu zi. Dacă căutați ceva pentru a vă sorta mai bine conținutul, puteți utiliza oricând un supliment precum Remove Duplicates by Ablebits pentru a vă asigura că informațiile sunt bine sortate și bine organizate.

Încheierea

Aveți experiență, sfaturi sau întrebări despre utilizarea oricăreia dintre metodele menționate în acest articol? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.